Finns det någon grundregel när det gäller mobiler och telefoner i verksamheten?

Ja, om de uteslutande används i din verksamhet är det en kostnad för företaget som du behandlar som vilken kostnad som helst. Men både datorer och telefoner kan ju även användas privat och då är det lite olika regler beroende på om du har enskild näringsverksamhet eller aktiebolag.

Exempel 1: Uttagsbeskattning i enskild firma

Om datorn/telefonen bokförs som en tillgång i företaget drar du av hela kostnaden vid inköpet. Sedan återför du vissa delar till beskattning, motsvarande den årliga privata användningen. Momsavdragets storlek beror på hur mycket produkterna används i företaget kontra privat. Du behöver också titta på den ekonomiska livslängden på datorn/mobilen.

Förutsättningar:

• Du köper en dator som kostar 8000 kronor exklusive moms. Det betyder att det blir 2000 kronor i moms.
• Du utgår från att den kan användas i fyra år.
• Du tänker att den ska användas till hälften i företaget och till hälften privat.

Då gör du så här:

• Du gör avdrag för 1 000 kronor i momsdeklarationen och bokför resterande 9 000 kronor som en kostnad i företaget.
• Värdet på den privata användningen blir hälften av datorns pris, dvs 4000 kronor, och den moms du inte gjort avdrag för, dvs 1000 kronor. 
• En fjärdedel av dessa 5 000 kronor är 1 250 kronor, som du ska uttagsbeskatta varje år.
• Du gör uttagsbeskattningen genom att bokföra 1 250 kronor som en intäkt i ditt företag varje år. 

Exempel 2: Kostnadsavdrag i enskild firma

Alternativet är att inte bokföra datorn/telefonen på företaget. Då gör du ett kostnadsavdrag för den del som avser företagets användning av din privata dator, eller telefon.

Förutsättningar:

• Du har ett mobilabonnemang där det ingår en mobiltelefon.
• Den totala månadskostnaden per månad är 500 kronor, där 300 kronor är abonnemang och 200 kronor är mobiltelefon.
• Din bindningstid är på 24 månader.
• Din totala kostnad på det här abonnemanget är 12 000 kronor.
• Du tänker använda telefonen, med abonnemang, 50 % privat och 50 % i verksamheten.
• Du väljer att äga den här tillgången privat och kan alltså inte göra något momsavdrag i företaget.

Då gör du så här:

• Den totala kostnaden (12 000 kronor) fördelar du på 24 månader eller två år, vilket alltså blir den ekonomiska livslängden (alternativt nyttjandeperioden) för den här mobiltelefonen. Då har du 6 000 kronor.
• 50 % av detta (3000 kronor per år) hör till företaget, som du då kostnadsför i företaget. Här gör du ingen uppdelning av själva kostnaden och momsen, utan här blir din kostnad 3 000 kronor.

Exempel 3: Aktiebolag

När det gäller aktiebolag är det bolaget som köper in datorn och telefonen, inte du som privatperson. Självklart måste det finnas ett behov i bolaget av de här datorerna och även i förhållande till vilken prestanda datorerna har. En lantbrukare behöver knappast värsta gaming-datorn i sitt jobb.

Huvudregeln är att ska du förmånsbeskattas när du använder en arbetsgivares dator/telefon privat. Men om datorn/telefonen är av väsentlig betydelse för att du ska kunna utföra dina arbetsuppgifter även utanför ordinarie arbetstid blir det ingen förmånsbeskattning.

Tänk då på att det ska vara ett abonnemang med fast avgift, eftersom det då inte blir någon förändring för arbetsgivarens kostnader oberoende av hur mycket du använder det.