Bokföring digitalt – poddtext

Sidan blev senast uppdaterad:

Du kan förenkla och förbättra din bokföring genom att digitalisera olika delar av den. Det ger bättre ordning vilket i sin tur ger mindre stress. Elin Oldin, som är redovisningskonsult på Wint, berättar vad du ska tänka på när du går över till en helt papperslös bokföring.

Fördelarna med digitala bokföringssystem: 
  • Väldigt smidigt och säkert.
  • Daglig uppdatering. 
  • Goda möjligheter att gå tillbaka och sortera, kolla gamla leverantörsfakturor eller kvitton. 
  • Enkelt och spar mycket tid till exempel genom minskad administration.
  • Kan fakturera ”när som helst”.
  • Billigare i det långa loppet, även om det finns en initial igångsättningskostnad.
  • Kräver att du är ”online” – men fördelen är att du kan nå systemet från i princip vilken dator som helst i världen. 
Om du köper eller säljer varor och tjänster, kanske via en webbshop, är det viktigt att du har ett bokföringssystem som hjälper dig att ha ordning och som gör det enkelt att sortera och ha koll bakåt i tiden. Moderna bokföringssystem kan oftast kopplas till banken så att du snabbt ser när du får in en kundinbetalning. Om en kundfaktura har förfallit får du automatiskt en uppdaterad status och kan direkt skicka ut en påminnelse. 
 
Hör av dig till en programvaruleverantör och teckna ett abonnemang, antingen själv eller med hjälp av en redovisningsbyrå. Har du en analog bokföring behöver fakturan komma in i systemet manuellt. Koppla gärna på en kvitto-app. För leverantörsfakturor finns stöd för att kunna autoscanna dem hos en leverantör.
 

Hur funkar det om man har en webbshop där betalningen kan komma på flera olika sätt – Swish, banköverföring, faktura, kanske också via ett annat bolag? 

Det finns många olika lösningar och det är bra att så tidigt som möjligt ta hjälp när du ska sätta upp din webbshop. Webbshopen bör ha integration direkt med ett bokföringssystem. På så sätt sköts det automatiskt. 
 

Hur gör man när man köper något till företaget – ett eget utlägg, kanske med ett företagskort som det dras från, eller att man betalar en leverantörsfaktura?

En leverantörsfaktura – det kan vara lokalhyra, mobiltelefonräkning eller köp av varor som sedan säljs vidare – kan du autoscanna. Du kan låta fakturan skickas direkt till en inläsningscentral istället för att du får den som ett brev i posten. Då blir den inläst i ett bokföringsprogram där du sedan attesterar fakturan och anger vad det är för typ av kostnad. 
 
Nästa steg är att du betalar dina leverantörsfakturor genom att skicka en fil till banken, vilket är både säkrare och enklare.
 

Hur funkar det med egna utlägg? 

Du kan använda dig av en kvitto-app och fotografera kvittot och på så sätt få in det direkt i bokföringen. Då kommer dina utlägg in löpande och kan göras klara direkt.
 
De flesta kvitto-appar är integrerade med ett bokföringssystem. Hos vissa leverantörer sker det helt per automatik där systemet känner av att datum, moms och så vidare blir rätt. 
 

E-fakturor

E-fakturor börjar bli mer och mer vanligt. Det är smidigt både att skicka och ta emot en sån kundfaktura eftersom allt finns digitalt från början. 
 

Vad ska man tänka på om man som företagare vill bli digital?

Det finns några regler. Man kan inte bokföra i Excel till exempel. Det är bokföringslagen som styr hur det ska se ut, till exempel att verifikat ska innehålla datum, belopp och momsbelopp och så vidare. 
 
Det första är att man ska ha ett bokföringssystem eller ett bokföringsprogram. 
 

Två olika bokföringsmetoder

Dels finns kontantmetoden som innebär att du bokför händelser vid de datum du betalar eller får betalt. Faktureringsmetoden innebär att du istället bokför i två steg, först utifrån fakturadatum, alltså de datum som står på dina leverantörsfakturor och kundfakturor. Samt en gång till när fakturan betalas.
 
De flesta digitala system är upplagda för faktureringsmetoden. 
 

Bokföring ska sparas i minst sju år – även digitalt

Underlaget ska sparas på det sättet som kvittot kommit in till företaget. Har du fått ett kvitto i handen ska det fysiska kvittot sparas – alternativt fotot av kvittot. Kom kvittot på mejl ska kvittot också sparas i mejlen. Och har du fått en leverantörsfaktura på papper ska papperet sparas.
 
Materialet ska arkiveras i sju år och förvaras på ett säkert sätt. Det gäller all bokföring.
 
Det digitala är kanske ännu säkrare än ett arkiv, ofta finns det på flera servrar och i molnet med backup.

Hjälpte den här informationen dig?

Ansvarig: Tillväxtverket

Till sidans topp