Affärsdokumenten är ofta en del av företagets ansikte utåt och en del av marknadsföringen. Innehållet i affärsdokumenten kan även utgöra grunden för de avtal som ditt företag sluter med kunder, leverantörer och andra.

En del affärsdokument kommer företaget att använda sig av många gånger, som till exempel fakturor och offerter. Affärsdokumenten är en del av företagets ansikte utåt och därför kan det vara värt att lägga tid på att få till ett bra dokument redan från början.
De dokument som de flesta företagare kommer i kontakt med är:

• offert/anbud
• orderbekräftelse
• faktura
• betalningspåminnelse.

De affärsdokument som används som bokföringsunderlag måste sparas i sju år. Annars gäller den allmänna preskriptionstiden på tio år för företag. Vissa handlingar bör dock sparas ännu längre tid, som exempelvis köpehandlingar för en fastighet.

Avtal

I Sverige råder i princip avtalsfrihet. Det innebär att det i de flesta fall inte finns några formella krav på hur affärsdokument ska vara utformade. Vissa uttryck, termer och avtalsvillkor är dock vanliga. Ta noga reda på vad de innebär, så att inga missförstånd uppstår. Man är alltid tvungen att uppfylla de åtaganden man tar på sig genom avtal.

Skriftliga avtal underlättar

Det finns avtal som måste vara skriftliga, som till exempel fastighetsöverlåtelse och kollektivavtal. I praktiken sluts dock många avtal muntligt. Skriftliga avtal är bra eftersom de minskar risken för att parterna uppfattar avtalets innehåll på olika sätt, vilket underlättar för både säljare och köpare. Det är lättare att precisera detaljer om varan eller tjänsten och andra avtalsvillkor i ett skriftligt avtal. Det kan vara svårt komma ihåg avtalsvillkoren och ännu svårare att bevisa dem utan ett skriftligt avtal.

Detta brukar finnas med i avtal:

• avtalets parter
• parternas rättigheter och skyldigheter
• vad avtalet gäller (föremål för avtalet)
• betalnings- och leveransvillkor
• kontraktstid
• påföljder vid avtalsbrott
• metoder för att lösa tvister

Standardavtal

Ett standardavtal är ett avtal som innehåller flera i förväg bestämda avtalsvillkor som en eller flera parter vill ska gälla för en viss avtalstyp. Standardavtal kan tillkomma på initiativ av ett enskilt företag eller en eller flera branschorganisationer. Villkoren i standardavtal är sällan förhandlingsbara - man måste alltså godta standardvillkoren för att ett avtal ska komma till stånd. Detta gäller exempelvis vid avtal med banker.

Ensidiga standardavtal

Säljare har ofta färdiga standardavtal för sina varor och tjänster. Standardvillkoren innehåller ofta bestämmelser om felansvar, garantier, dröjsmål och så vidare. Den juridiska kvaliteten på dessa avtal kan variera, därför är det viktigt att du som köpare kontrollerar innehållet innan du undertecknar avtalet.

Gemensamt framtagna standardvillkor

Standardavtal är vanliga inom många branscher. Ett standardavtal är ett i förväg upprättat avtal som tillämpas likartat inom en viss bransch. Syftet är också att fördela riskerna mellan parterna i avtalsförhållandet och precisera rättsläget. Ofta är det företagsgrupper eller branschorganisationer som enats om standardavtal för att effektivisera och underlätta avtalsskrivning.

Som nyföretagare bör du kontrollera om standardavtal används inom den bransch som du tänker etablera dig i. Branschorganisationer har ofta information om vilka standardavtal som finns i din bransch.

Fördelar med standardavtal

Standardavtalen som är gemensamt framtagna är i regel utformade av kunniga jurister och används under en längre tid och kan därför vara både tids- och kostnadsbesparande att använda. Eftersom mycket av avtalsinnehållet redan är färdigt kan parterna inrikta sig på individuella detaljer. En annan fördel är att standardavtalet kan reglera situationer som avtalsparterna kanske inte tänker på att ta upp i avtalet.

En risk med dessa avtal kan vara att användarna har otillräcklig kunskap om avtalet och använder det i fel situationer. Kom ihåg att läsa också det finstilta i avtalet så att inga väsentliga avtalsvillkor missas.

Ingen ångerrätt för företagare

När avtal ingås på distans, till exempel över telefon, har konsumenter som huvudregel en ångerrätt. För företagare finns det ingen motsvarighet utan istället gäller den allmänna rättsprincipen att avtal ska hållas. Som företagare räknas även du som är enskild näringsidkare. Var därför noga med att inte tacka ja till erbjudanden om du inte vet vad de innebär. Du kan inte ångra dig efteråt.