Så går det till

Upphandlande myndigheter måste följa lagen om offentlig upphandling, LOU, eller lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, LUF. Leverantörer som vill rikta sig till upphandlande myndigheter är därför hänvisade till att marknadsföra sig på andra sätt än genom direkta säljerbjudanden, till exempel genom information om sina varor och tjänster i tidigare skeden.

Upphandlingar måste i regel annonseras

För att alla leverantörer ska få samma chans att delta i en upphandling måste den upphandlande myndigheten annonsera om möjligheten att lämna anbud. Kravet på annonsering gäller i princip alla offentliga upphandlingar, förutom direktupphandlingar.

Om värdet på upphandlingen överskrider ett visst fastställt värde ska upphandlingen annonseras i en gemensam europeisk databas, TED. Syftet är att leverantörer i alla medlemsstater ska få möjlighet att lämna anbud i upphandlingen.

Förfrågningsunderlag

Den upphandlande myndigheten tar fram ett förfrågningsunderlag som beskriver den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska köpas. Förfrågningsunderlaget ska  innehålla alla krav som den upphandlande myndigheten vill ställa på leverantören eller på den vara eller tjänst som ska köpas, en beskrivning av hur utvärderingen av anbuden ska gå till samt vilka andra villkor som kommer att gälla.

Ett förfrågningsunderlag består av

• Krav på leverantören, som gäller leverantörens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet.
• Kravspecifikation eller uppdragsbeskrivning, som normalt ska vara utformade så exakt som möjligt.
• Utvärderingsgrund, som är lägsta pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
• Kommersiella villkor som ska gälla under avtalsperioden, till exempel betalnings- och leveransvillkor.
• Administrativa bestämmelser för upphandlingen, till exempel upphandlingsförfarande, sista anbudsdag och anbudets giltighetstid.

Begär ut förfrågningsunderlag

Att lämna anbud kan vara tidskrävande och ibland är det svårt att sätta sig in i vilka krav och villkor den upphandlande myndigheten har ställt upp. Begär därför ut förfrågningsunderlaget i god tid. I vissa större upphandlingar kan den upphandlande myndigheten ta ut en avgift för underlaget.

Kontakta den upphandlande myndigheten om förfrågningsunderlaget är oklart. Det är viktigt att det inte råder något tvivel om vad som krävs för att få delta i upphandlingen och vad som exakt efterfrågas. Alla leverantörer ska ges lika förutsättningar för att kunna lämna anbud.

Anbud måste vara skriftliga

Anbud ska vara skriftliga, men den upphandlande myndigheten får bestämma att anbuden ska lämnas elektroniskt.

Anbudsgivare är bundna av sina anbud under anbudstiden

Upphandlande myndigheter anger den tid som du är bunden av ditt anbud i förfrågningsunderlaget. Tiden sträcker sig normalt en bit efter sista anbudsdag för att ge utrymme för utvärdering och eventuell överprövning.

Svara på alla frågor och lämna anbud i rätt tid

Det är viktigt att ditt anbud innehåller svar på alla frågor som ställs i förfrågningsunderlaget och att du fyller i och skickar med alla dokument och bilagor som efterfrågas.

Av förfrågningsunderlaget ska det framgå när, var och hur anbuden ska lämnas.

Anbud som kommer in efter anbudstidens utgång måste förkastas - det är inte tillåtet för den upphandlande myndigheten att acceptera anbud som har inkommit för sent eller som på något annat sätt inte uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget

Den upphandlande myndigheten får inte ta del av innehållet i anbuden förrän tidsfristen att komma in med anbud har gått ut, även om de lämnats in tidigare.

Komplettering och rättelse av anbud

Efter det att du har lämnat ditt anbud har du en mycket begränsad möjlighet att rätta eller komplettera anbudet. Den upphandlande myndigheten får tillåta rättning av en uppenbar felskrivning eller något annat uppenbart fel i anbudet. Myndigheten får också begära att ditt anbud kompletteras eller förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrenssnedvridning. Huvudregeln är dock att ”lagt kort ligger”.

Anbudssekretess råder

Inkomna anbud är sekretessbelagda hos den upphandlande myndigheten under hela anbudstiden fram till och med att myndigheten meddelar vem som har vunnit upphandlingen.

Om ditt anbud har förkastats har du alltid rätt att få information om skälen till detta och du som har lämnat ett godtagbart anbud har rätt att få upplysning om fördelarna med det valda anbudet och namnet på den som har tilldelats kontraktet.

Utvärderingen av anbuden

Den upphandlande myndigheten får inte öppna anbuden förrän efter den sista anbudsdagen. Efter öppningen går den upphandlande myndigheten igenom anbuden och kontrollerar att de uppfyller alla krav som ställts i förfrågningsunderlaget.

När myndigheten har valt ut den leverantör som den anser bäst uppfyller kraven, fattar myndigheten ett tilldelningsbeslut och meddelar alla leverantörer som har deltagit i upphandlingen om detta. Tilldelningsbeslutet ska innehålla upplysningar om resultatet av upphandlingen och vilka skälen är för beslutet.

Vann du upphandlingen?

Om det var ditt företag som vann upphandlingen är det bara att gratulera. Den upphandlande myndigheten måste vänta med att teckna ett bindande kontrakt tills samtliga leverantörer har fått reda på tilldelningsbeslutet och det har gått 10 eller 15 dagar (beroende på kommunikationssätt). Samma tidsfrister gäller för att ansöka om överprövning av upphandlingen. Om en leverantör begär överprövning i domstol förlängs ovanstående tidsfrist för denne leverantör så länge domstolsprocessen pågår.